Consiglio Internazionale dell'OFS - Edizione settimanale
Volume: 4 - N. 14 - 1998 - aprile - I
Da: Incontro Internazionle della GIFRA
Parigi, 19-22 agosto 1997
Parte II
4. Finanze
La Presidenza del CIOFS, nella sua riunione di dicembre 1996, aveva stanziato la somma di 10 milioni di Lire italiane per l'incontro (4 milioni per i relatori; 4 milioni per il pranzo e il materiale per i delegati; 2 milione per spese impreviste). Abbiamo ricevuto dei contributi monetarie di alcune Fraternità nazionali per un totale di US $ 4.253,92 (US $ 2.000 dagli Stati Uniti; US $ 253,92 dall'Olanda; US $ 2.000 dalla Germania).
La Fraternità nazionale della Francia, la Fraternità regionale di Parigi ed i componenti dell'équipe di preparazione hanno assunto a proprio carico tutte le spese per le fotocopie, per i "badge" d'ammissione alle attività delle JMJ97 e parte delle spese per il pranzo dei delegati.
Le spese sono state: US $ 2.400 per i relatori; US $ 1.060 per viaggio, vitto e alloggio dei due Assistenti Generali; US $ 350 per spese varie.
Il bilancio totale mostra: Entrate US $ 4.253,92; Uscite US $ 3.810,00; Saldo positivo US $ 443,92 (versato al fondo della gestione ordinaria del CIOFS).
5. Osservazioni
Abbiamo imparato molto nella preparazione e nello svolgimento dell'incontro. Una condizione "sine qua non" è la presenza sul luogo di un équipe di preparazione, composte da persone che hanno le capacità, i mezzi e la disponibilità di tempo richiesti. L'équipe deve riunirsi periodicamente nel periodo di preparazione e mantenere dei contatti regolari tra i membri dell'équipe e col CIOFS. Senza il lavoro dell'équipe a Parigi l'incontro sarebbe stato un fallimento totale.
E' necessario la presenza sul luogo di una "autorità superiore" all'équipe, che può prendere azione nei casi imprevedibili. L'intervento tempestivo del Consiglio nazionale dell'OFS francese ha assicurato la continuazione del lavoro preparatorio al momento che è venuto a mancare la disponibilità del primo équipe.
E' altresì necessario che la Presidenza del CIOFS assume la responsabilità morale e finanziaria per l'incontro. L'esercizio pratico di questa responsabilità dovrà essere affidato ad uno o più dei membri della Presidenza e verificato dalla medesima.
C'è bisogno di una chiara delimitazione delle responsabilità e dei compiti dei principali collaboratori, sia quelli che stanno sul luogo che quelli che coordinano il lavoro da distanza a nome della Presidenza del CIOFS. Bastano dei principi di base, p.e.: ognuno è solo responsabile per impegni finanziari accettati esplicitamente e in iscritto; l'équipe su luogo si assume unicamente la responsabilità per la preparazione materiale dell'incontro, non sul contenuto; l'équipe centrale ha la responsabilità esclusiva per il contenuto degli incontri; ecc.
Una comunicazione veloce e affidabile tra l'équipe sul luogo e l'équipe centrale è di grandissimo aiuto per tutto il processo di preparazione. Abbiamo usato, con grande profitto, la posta elettronica (E-mail), ma anche il fax e il telefono. Abbiamo spedito solo uno o due lettere per posta normale. Anche le iscrizioni sono state fatte quasi tutte per posta elettronica e per fax. Solo tre paesi hanno usato la posta normale.
La distanza (45 minuti circa) tra i due luoghi dell'incontro ha portato fatica corporale e mentale per gli animatori e partecipanti dell'incontro. Ha anche fatto che non tutti i delegati hanno partecipato a tutti gli incontri. L'alloggiamento di alcuni gruppi, lontano dal centro della città, ha anche reso difficile la loro partecipazione alle attività serali e notturne. Bisogna insistere che i due incontri si fanno nello stesso luogo o in due luoghi molti vicini.
Un certo numero di delegati non ha potuto partecipare all'incontro in tutto o in parte per il fatto che avevano impegni o responsabilità nel gruppo con il quale erano venuti a Parigi. Bisogna insistere che i delegati siano liberi da qualsiasi altro impegno per tutta la durata dell'incontro.
L'animazione dell'incontro aperto era affidata a vari gruppi, venuti da fuori, che si sono preparati. Purtroppo non tutti che avevano accettato un impegno erano presenti al momento prestabilito. Questo ha portato dei notevoli disaggi a chi ha dovuto continuare l'animazione, improvvisando abbastanza, senza una "rete di sicurezza". Bisogna avere "a portata di mano" un nucleo di animatori preparati o un piccolo gruppo dedicato esclusivamente all'animazione degli incontri aperti, accanto al gruppo d'accoglimento per gli aspetti prattici.
6. Conclusione
Concludendo non possiamo fare altro che ringraziare il Signore per l'esperienza fatta. È stata un'esperienza meravigliosa di Fraternità che ci ha arricchiti tutti, partecipanti e organizzatori.
Ringraziamo l'équipe di preparazione a Parigi, che hanno fatto il possibile e l'impossibile durante la preparazione dell'incontro e ancora di più durante lo svolgimento.
Ringraziamo il Consiglio nazionale dell'OFS di Francia che ha preso la responsabilità di costituire e accompagnare l'équipe in tutto il suo lavoro. Ringraziamo i Consigli nazionali degli Stati Uniti, della Germania e dell'Olanda che ci hanno aiutati con il loro contributo finanziario.
Ringraziamo i gruppi che hanno preparato e animato parti determinati dell'incontro, anche se non sempre sono stati in grado di presentare quello che avevano preparato.
Ringraziamo tutti i partecipanti all'incontro, relatori e delegati.
Ringraziamo quelli che ci hanno ospitati: le suore FMM, la parrocchia di Notre Dame de Grace de Passy ed i frati cappuccini dove sono stati alloggiati i due Assistenti Generali.
Roma, 18 settembre 1997
Fr. Ben Brevoort OFMCap
Assistente Generale OFS
Fr. Zvonimir Brusac' TOR
Assistente Generale OFS