Conseil International de l'OFS - Édition hebdomadaire
Volume: 4 - N. 14 - 1998 - avril - I
Source: Rencontre Internationale de la Jeunesse Franciscaine
Paris, 19 au 22 août 1997
Partie II
4. Les finances
La Présidence de CIOFS, lors de sa réunion de décembre 1996, avait alloué 10 millions de lires italiennes pour la réunion (4 millions pour les présentateurs, 4 millions pour les repas et besoins matériels des délégués, 2 millions pour les dépenses imprévues). Nous avons reçu les contributions financières de quelques Fraternités Nationales pour un total de 4.253,92 USD (soit 2.000 USD des Etats-Unis, 253,92 USD des Pays-Bas, 2.000 USD d'Allemagne)..
La Fraternité Nationale de France, la Fraternité Régionale de Paris et les membres des équipes de préparation ont pris en charge toutes les dépenses de photocopies, de badges d'admission aux activités de JMJ 97 et, pour une bonne part, de repas des délégués.
Les dépenses furent de 2.400 USD pour les présentateurs, 1.060 USD pour les frais de voyage et de pension des deux Assistants Généraux, 350 USD pour les "-menus frais-".
Le bilan final est donc: Entrées USD 4.253,92 - Sorties USD 3.810,00 = Surplus USD 443,92, déposé en caisse courante du CIOFS.
5. Observations
La préparation, puis le déroulement de la Rencontre nous ont beaucoup appris. Notamment qu'une condition "-sine qua non-" est la présence au lieu de l'événement d'une équipe de préparation composé de gens qui ont les capacités requises et disposent des moyens et du temps nécessaires. L'équipe doit se réunir périodiquement pendant la période de préparation et maintenir un contact régulier entre ses membres et avec le CIOFS. Sans le travail de l'équipe de Paris la rencontre eût été un échec total.
Il est nécessaire d'avoir sur place lors d'une activité une "autorité supérieure" qui peut prendre les mesures nécessaires en cas d'imprévu. L'intervention à point nommé du Conseil National OFS de France a assuré la continuation du travail de préparation à un moment où l'équipe s'est trouvée bloquée.
De même, il est nécessaire que la Présidence du CIOFS assume la responsabilité morale et financière de la réunion. L'exercice pratique de cette responsabilité doit être confié à un ou deux membres de la Présidence sous le contrôle de celle-ci..
Il faut une claire définition de fonctions des membres principaux de l'équipe, ceux qui sont sur place et ceux qui travaillent à distance pour la Présidence du CIOFS. Il est nécessaire de fixer des principes de base, tels que: tout engagement financier doit être accepté formellement et par écrit; l'équipe sur place est responsable de la préparation matérielle de la réunion, non de son contenu; l'équipe principale est seule responsable du contenu de la réunion, etc.
Des communications rapides et fiables entre l'équipe sur place et l'équipe principale sont d'une grande aide tout au long de la préparation. Nous avons utilisé avec succès le courrier électronique (e-mail), ainsi que le fax et le téléphone. Nous n'avons envoyé qu'une ou deux lettres par courrier postal ordinaire. De même les inscriptions ont presque toujours été prises par e-mail ou fax, trois pays seulement ayant utilisé le courrier ordinaire.
La distance (environ 45 minutes) entre deux endroits de réunion a causé beaucoup de fatigue, physique et mentale, et ce tant chez les animateurs que chez les participants. Elle a aussi empêché que tous les délégués puissent participer à toutes les réunions. Si deux réunions consécutives sont prévues, il faut insister pour que ce soit au même endroit ou en des endroits proches. De même, le logement de quelques groupes à trop grande distance du centre-ville leur a rendu difficile la participation aux activités du soir ou de nuit.
Un certain nombre des délégués n'ont pu participer à toutes les réunions ou à des parties de celles-ci, car ils avaient des obligations ou des responsabilités dans le groupe avec lequel ils étaient venus à Paris. Il est nécessaire d'insister pour que les délégués soient libres de tout engagement pour la durée entière de la rencontre.
L'animation des réunions ouvertes avait été confiée à plusieurs groupes, venus de l'extérieur, qui avaient effectué leurs propres préparations. Cependant, parmi ceux qui s'étaient ainsi engagés, certains n'étaient pas présents au moment convenu. Cela a causé un stress considérable à ceux qui ont alors dû improviser "-sans filet-" une suite au programme. Il s'avère nécessaire de disposer, à bonne portée, d'un noyau d'animateurs disponibles ou d'un petit groupe chargé uniquement de l'animation des réunions ouvertes, en plus de l'équipe chargée des aspects pratiques.
6. Conclusions
En conclusion, je ne puis faire autrement que remercier le Seigneur de cette expérience. Ce fut une expérience merveilleuse de fraternité, qui nous a tous enrichis, participants et organisateurs.
Nous remercions l'équipe de préparation de Paris qui a fait et le possible et l'impossible pendant la préparation de la réunion.. et encore plus pendant son déroulement.
Nous remercions le Conseil National de l'OFS de France qui a pris la responsabilité de constituer cette équipe et de l'aider dans tout son travail. Nous remercions les Conseils Nationaux des Etats-Unis, d'Allemagne et des Pays-Bas qui nous ont généreusement apporté leur appui financier.
Nous remercions les groupes qui ont préparé et qui ont animé diverses parties de la Rencontre, même si ils n'ont pas toujours présenté tout qu'ils avaient annoncé.
Nous remercions tous les participants à la Rencontre, tous les journalistes et tous les délégués.
Nous remercions tout ceux qui nous ont offert l'hospitalité: les Soeurs FMM, la paroisse de Notre-Dame-de-Grâce à Passy et les Frères Capucins qui ont assuré le logement des deux Assistants Généraux.
Rome, le 18 septembre 1997.
Fr. Ben Brevoort OFM Cap.
Assistant Général OFS
Fr. Zvonimir Brusac TOR
Assistant Général OFS