Consejo Internacional de la OFS - Edición semanal
Volumen: 4 - N. 14 - 1998 - Abril - I
Fuente: Encuentro Internacional le la JUFRA
París, 19 al 22 de agosto de 1997
Parte II
Finanzas
La Presidencia del CIOFS, en su reunión de Diciembre de 1996, destinó10 millones de liras italianas para el encuentro (4 millones para los presentadores, 4 millones para comida y material para los delegados, 2 millones para gastos imprevistos). Recibimoscontribuciones monetarias de algunas fraternidades nacionales por un total de US$4,253.92 (EEUU: $2,000, Holanda: US$2,000 de Alemania, US$253.92 de Holanda).
La Fraternidad Nacional de Francia, la Fraternidad Regional de París y los miembros de los equipos preparatorios asumieron la carga de todos los gastos de fotocopia, boletas de admisión para las actividades del JMJ 97 y parte de los gastos de comida para los delegados.
Los gastos fueron: US$2,400 para los presentadores, US$1,060
para viajes, estadía de los dos Asistentes Generales, US$350
por otros gastos.
El balance total muestra una entrada de US$4,253.92 y una salida de
US$3,810.00, con un excedente de US$443.92 (depositados en la Caja
del CIOFS),
Observaciones
Aprendimos mucho en la preparación y en el desarrollo del encuentro. Una condición "sine qua non" es la presencia en el sitio de un equipo de preparación compuesto por personas que tengan la capacidad, los medios y el tiempo requerido. El equipo debe tener encuentros frecuentes durante el tiempo de preparación y mantener contactos regulares entre los miembros del equipo y el CIOFS. Sin el trabajo del equipo de París, el encuentro hubiera sido un fracaso total.
Es necesario tener la presencia en el sitio de una "autoridad superior" al equipo quien pueda decidir en circunstancias no contempladas. La intervención a tiempo del Consejo Nacional de la OFS de Francia, aseguró la continuación del trabajo de preparación a tiempo, cuando el equipo no tenía la capacidad de actuar.
Igualmente es necesario para la Presidencia del CIOFS asumir la responsabilidad financiera y moral del encuentro. El ejercicio práctico de esta responsabilidad debe ser encomendada a uno o dos miembros de la Presidencia y verificada por el mismo.
Hay una necesidad de una delineación clara de responsabilidades y deberes de los principales miembros de los equipos, aquellos en el sitio y aquellos quienes coordinan el trabajo de un lugar distante encomendados por la Presidencia del CIOFS. Es necesario establecer algunas bases principales, por ejemplo, cada persona es responsable de los compromisos financieros que han sido aceptados explícitamente y por escrito: el equipo que estáen el sitio asume la responsabilidad solamente del material que hay que preparar para el encuentro, pero no por su contenido; el equipo central es una gran ayuda durante el proceso de preparación. Usamos con bastante éxito, el correo electrónico (e-mail), pero también fax y teléfono. Enviamos solamente una o dos cartas a través del correo normal. También las inscripciones fueron casi todas hecha por la via del e-mail o fax. Solamente tres países usaron el correo normal.
La distancia (cerca de 45 minutos) entre los dos sitios de encuentro causaron una fatiga física y mental para los animadores y a los participantes en el encuentro. También esto significó que no todos los delegados participaron en todas las reuniones. El alojamiento de algunos grupos a una distancia larga del centro de la ciudad también hizo que se dificultara para ellos la participación en las actividades en las tardes o en las noches. Es necesario insistir que los dos encuentros sean llevados a cabo en el mismo lugar o en lugares muy cercanos el uno al otro.
Un cierto número de delegados no pudo participar en las reuniones en lo absoluto, o solamente parte, porque ellos tenían responsabilidades o compromisos con el grupo con el cual ellos habían venido a París. Es necesario insistir que los delegados estén libres de cualquier compromiso, para así poder participar en todo el evento.
La animación del Encuentro Abierto fue confiada a varios grupos, que venían de afuera, quienes hicieron su propia preparación. Sin embargo, no todos aquellos que aceptaron un compromiso estuvieron presentes en el tiempo previsto. Esto fue muy lamentable para aquellos quienes tenían que continuar con el programa, improvisando algo, sin ninguna "red de seguridad". Es necesario tener, al alcance próximo, un núcleo de animadores preparados o un pequeño grupo dedicado exclusivamente a la animación del Encuentro Abierto.
Conclusión
En la conclusión yo no puedo más que agradecer al Señor por esta experiencia. Ha sido una experiencia maravillosa de fraternidad la cual nos ha enriquecido a todos, participantes y organizadores.
Debemos agradecer al equipo de preparación en
París, quienes hicieron todo lo posible y lo imposible
durante la preparación del encuentro y mucho mas durante lo
que seguía.
Debemos agradecer al Consejo Nacional de la OFS de Francia, quienes
tomaron la responsabilidad de establecery apoyar el equipo en todo
su trabajo. Agradecemos a los Consejos Nacionales de los Estados
Unidos, Alemania y Holanda quienes nos ayudaron con contribuciones
financieras.
Agradecemos a los grupos que prepararon y animaron partes
particulares del encuentro aun cuando algunos de ellos no
presentaron todo lo que habían preparado.
Damos gracias a todos los participantes en los encuentros, los que
reportaron y los delegados.
Agradecemos a todos los que nos dieron su hospitalidad: Las hermanas Franciscanas, la parroquia de Notre Dame de Grace de Passy y los frailes capuchinos quienes nos proveyeron de alojamiento a los dos Asistentes Generales.
Roma 18 de septiembre de 1997.
Fr. Ben Brevoort OFMCap
Assistente Generale OFS
Fr. Zvonimir Brusac' TOR
Assistente Generale OFS