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Prot. N. 1759 Circ.60/02-08 Rome, le 7 décembre 2007 Veille de l'Immaculée Conception
Aux Conseillers internationaux de l'OFS de la Jefra Aux Conseillers nationaux de l'OFS et de la Jefra
Très chers, Le Seigneur vous donne sa paix!
C'est avec beaucoup de joie que nous vous écrivons pour vous donner des nouvelles sur le Chapitre Général de 2008, à la suite de la dernière réunion de la Présidence CIOFS, qui s'est tenue du 10 au18 novembre à Assise, où nous avons célébré le "8ème Centenaire de la naissance de Sainte Elisabeth de Hongrie", au côté de la Famille Franciscaine, avec de nombreux frères et sœurs de l'OFS d'Italie.
Nous rappelons que le Chapitre Général 2008 se célèbrera du 15 au 22 novembre 2008, en Hongrie, et, à la suite de ce qui était annoncé dans la Lettre Circulaire N° 53 en date du 27 mai, la Présidence vous communique ce qui suit:
1. Démarches immédiates pour les formalités de Visa pour la Hongrie
Les Conseillers Internationaux de tous les pays qui ont besoin d'un Visa pour pouvoir voyager en Hongrie, doivent envoyer de façon immédiate dès la réception de cette circulaire et en tous cas avant le 30 janvier 2008, les renseignements suivants
§ Nom et prénom, § Date et lieu de naissance, § Nationalité § Numéro du passeport et sa date de validité § Profession. § Adresse exacte (où ils recevront la lettre officielle de l'invitation pour la formalité du Visa, qui sera envoyé à partir de la Hongrie, avec signature et cachet dans son original)
Même quand le Visa doit être demandé par l'intéressé au Consulat de Hongrie de son pays ou dans des Consulats affiliés quand celui de Hongrie n'existe pas dans son propre pays, l'application pour le Visa doit être approuvée préalablement par le Département d'Etat de Hongrie. C'est pour cette raison que les renseignements demandés ici, doivent être envoyés de façon urgente pour pouvoir commencer les démarches, aux adresses suivantes:
ciofs@ciofs.org et generalchapter.2008@fvr.hu
(A la fin de cette lettre vous trouverez la liste des pays qui n'ont pas besoin de Visa pour entrer en Hongrie)
Dans les fraternités nationales dont le Chapitre national électif sera célébré avant le Chapitre Général, le Conseiller international élu communiquera les renseignements demandés ci-dessus au Président des sessions électives du Chapitre, après son élection, afin qu'il nous les transmette immédiatement.
2. Montant des participations au Chapitre Général 2008.
La Présidence du CIOFS a préparé le budget prévisionnel du Chapitre et a fixé les montants minima à payer de la part des Fraternités nationales, avec une augmentation de 20% par rapport au Chapitre de 2005, étant donné que c'est la seule manière de pouvoir couvrir les dépenses du Chapitre Général 2008.
Afin que tous les Conseils nationaux puissent s'organiser, y compris pour la question financière, pour participer à cet évènement important – le plus important pour la vie de la Fraternité internationale de l'OFS – nous vous communiquons la grille de participation financière.
En considérant les prix actuels du transport aérien, les coûts nécessaires pour l'organisation du Chapitre, et en tenant compte en plus des difficultés de certaines fraternités nationales, la Présidence a décidé d'introduire une nouvelle tranche intermédiaire pour le montant de participation, par rapport aux Chapitres précédents, de la façon suivante:
Le montant de participation couvre aussi bien le prix du voyage que les dépenses de logement et de repas ainsi que le matériel nécessaire pendant le Chapitre. De cette façon le prix du voyage sera retiré du montant de participation respectif, par exemple:
§ 1.800€ (participation) moins 350€ (voyage) = montant à payer au Chapitre = 1.450€ § 2.400€ (participation) moins 350€ (voyage) = montant à payer au Chapitre = 2.050€
Nous joignons à cette circulaire une liste avec les prix de référence des billets d'avion, prix qui devront être respectés, puisqu'ils représentent le tarif maximum de voyage qui sera accepté et que l'organisation ne pourra pas prendre en charge des prix supérieurs. C'est pourquoi nous vous demandons instamment de commencer à réserver vos vols.
50% du montant de participation devra être envoyé, avec la fiche d'inscription et les détails du voyage, avant le 21 septembre 2008.
Les pays qui ne nous donneraient pas l'information à la date prévue devront réaliser eux-mêmes les gestions pour participer au Chapitre et assumer les dépenses supplémentaires que cela pourrait entraîner. Dans le cas des observateurs, leur présence ne peut pas être garantie jusqu'à ce que soit connu le nombre réel des participants au Chapitre et des participants des Fraternités émergentes invitées.
Plus tard, avec la convocation officielle au Chapitre Général, nous vous enverrons la fiche d'inscription et les autres documents nécessaires. Mais nous avons voulu vous communiquer de façon urgente les montants de participation, afin que vous puissiez prendre les initiatives à caractère économique nécessaires pour assurer la participation de votre Fraternité nationale.
Nous restons à votre disposition pour n'importe quelle clarification.
A cette occasion, au nom de la Présidence et du Secrétariat CIOFS, je vous souhaite à vous tous un Avent fructueux, qui soit un véritable chemin d'espérance et de préparation à la Naissance de Notre Seigneur.
Avec mon affection toute fraternelle Encarnación del Pozo Ministre générale OFS
(*) Les citoyens des pays suivants n'ont pas besoin de Visa: Citoyens de la UE et autres membres de la EEA. Citoyens de: Argentine, Australie, Brésil, Brunei, Canada, Chili, Costa Rica, Croatie, Guatemala, Honduras, Hong Kong, Islande, Israël, Japon, Malaisie, Mexique, Monaco, Nouvelle Zélande, Nicaragua, Norvège, Panamá, Paraguay, Salvador, San Marino, Singapour, Corée du Sud, Suisse, Etats Unis d'Amérique, Uruguay et Venezuela.
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